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DESCRIPTION DE POSTE DE GESTIONNAIRE ADMINISTRATIVE DE L’EUROPEAN AMERICAN CHAMBER OF COMMERCE

MARS 2018

Gestion administrative des adhérents

A partir du logiciel adhérents agréé  par l’administration fiscale  :

Appel et rappel des cotisations.

L’appel des cotisations se fait un mois avant la date de renouvellement de l’adhésion avec une lettre personnalisée pour chacun des  adhérents

Le rappel se fait un mois après la date de renouvellement, idem avec lettre personnalisée.

Facturation des cotisations à partir des instructions des adhérents – ces instructions doivent être numérisées et classées.

Envoi des factures aux adhérents avec le calendrier des conférences.

Appel téléphonique des adhérents lorsque ceux-ci ont un retard de paiement.

Cette partie administrative est faite tous les mois avec un rapport détaillé chaque fin de trimestre.

Mise à jour toutes les informations relatives aux adhérents (c’est très fréquent notamment pour les grands groupes)

Numérisation des factures et tenue du livre des comptes.   Celui-ci est remis au comptable tous les 20 de chaque mois pour calculer la TVA.  Les factures doivent être classées par numéro et chaque numéro manquant doit pouvoir être expliqué au comptable.

Communication avec les adhérents :

– Publier sur le site internet leurs notes d’informations, leurs logos, et autres

– Répondre à leurs demandes (souvent des demandes de contacts, de  mise  en relations avec les autres adhérents), toute demande complexe est gérée par la directrice.

 Site internet  eaccfrance.com

Celui -ci doit être mis à jour de manière quotidienne.

Publications des conférences avec photos, publications notes des adhérents, modification de tout changement (administrateurs, autres…)

Gestion des comptes, mise à jour des informations et publications sur les réseaux sociaux

(LinkedIn, Twitter) de manière quotidienne, en lien avec la directrice.

Logistique des conférences corporate ou presse (la logistique est la même)

(Pour mémoire, nous recevons environ 4000 personnes sur l’année pour environ 60 conférences)

Lorsque nous avons une date confirmée, le contenu, et les intervenants pour une conférence la logistique est la suivante :

  1. S’assurer de la disponibilité du lieu à la date où aura lieu la conférence (ceci peut demander beaucoup de temps car des allers/retours)
  2. Mise en forme d’une invitation qui doit être approuvée par le ou les intervenants, (cela fait aussi l’objet de négociations souvent sur des points de détails)
  3. Si la conférence est payante pour les non-adhérents, gestion de “weezevent” sur internet pour le paiement des frais de participations.
  4. Etablissement d’un fichier de contacts à qui sera envoyée l’invitation. Ce fichier varie en fonction de l’objectif de la conférence et des instructions des intervenants à la conférence. Le ou les fichiers doivent être validés avant envoi par les intervenants.
  5. Envoi de l’invitation à partir d’un logiciel “Messages Business” et communication sur les réseaux sociaux.
  6. Suite à l’envoi, traitement des mails erronés, des “out of the office” et des “désabonnements”.
  7. Constitution de la liste des participants. Envoi d’un accusé de réception à chaque inscrit.
  8. Envoi toutes les semaines de la liste des inscrits aux intervenants. Cela leur permet quelquefois de modifier le contenu de leur intervention.
  9. 48 heures avant la conférence, envoi d’une confirmation de tenue de conférence. Appel de ceux qui n’ont pas répondu à la confirmation de leur présence. Envoi de la liste aux intervenants. Rappel sur les réseaux sociaux.
  10. Emission de badges (nous avons une imprimante dédiée à ce travail) pour les participants
  11. Présence le jour de la conférence
  12. Après la conférence, établissement de la liste définitive des participants, envoi d’un questionnaire d’évaluation avec le support des présentations des intervenants. Envoi aux no-show du support, résultats du questionnaire d’évaluation communiqués 15 jours après la conférence. Communication sur les réseaux sociaux.

Aide à la mise à jour de nos fichiers (adhérents, institutionnels, etc)

Ces fichiers sont mis à jour à partir de toutes informations que nous recevons via l’organisation de nos conférences, du carnet des Echos (lu tous les jours), et autres sources sur internet.

Autres tâches :

  1. Gestion des fournitures,
  2. Gestion du contrat du prestataire informatique, vérifier le calendrier des visites de contrôles.
  3. Mise à jour des brochures de l’EACC et EAPC, du calendrier des manifestations.

Qualités requises pour gérer ce poste :

Cette personne, à l’aise en anglais, à l’écrit comme à l’oral, devra impérativement respecter les instructions des adhérents, des participants, des règles comptables, des réglementations concernant celles notamment de la CNIL , vérifier toutes les informations qu’elle entrera dans nos fichiers en lien avec la directrice.

Les qualités requises sont le sérieux, l’honnêteté, la régularité dans le travail. Il faut aimer travailler dans une petite équipe, savoir s’organiser efficacement et d’une manière indépendante, avoir un bon relationnel, être patient et compréhensif.

Expériences souhaitées :

Avoir travaillé dans un département marketing, communication, évènements d’une entreprise internationale et ce compris les aspects logistiques, administratifs et comptables.

La maitrise des outils informatiques / digitaux est indispensable.

Pour toutes informations complémentaires et envoi de CV : merci de contacter Claudine Serre – serre@eaccfrance.eu – 06 15 26 42 05 et 01 53 89 11 00

 

 

 

Published on March 8th, 2018